Covid-19 Toplantı Maliyetlerini Nasıl Azalttı?
Koronavirüs iş hayatımızı ve mesai şeklimizi radikal bir biçimde değiştiriyor. Peki salgın sonrası toplantılarda neler değişti?
Covid-19 pandemisi alışkanlıklarımızı ve yaşam şekillerimizi değiştiriyor, yeni hayat düzeninden en çok etkilenen alanlardan biri de şüphesiz iş dünyası oldu. Bu yeni düzene hızla uyum sağlayan şirket ve işletmeler süreci zararsız atlatmayı başardı.
Pandemi sonrası toplantı organize etmek hem işverenler hem de çalışanlar için geçmişte olduğu gibi olmayacak. Sağlık ve güvenlik protokolleri, sosyal mesafe ve hijyen bakımından bundan sonra düzenleyeceğimiz tüm organizasyon, etkinlik ve toplantılar için kullanacağımız alanları güvenli hale getirmek zorundayız.
Online toplantılarda patlama yaşandı
İnternet kullanımının giderek artması ve bilgi teknolojileri alanındaki gelişmeler son birkaç yıldan bu yana online toplantıların sayısını artırdı. Salgının etkisiyle birlikte karantina günlerinde işe gidemeyenler evden çalışarak online toplantılar yapıyor. Firmalar Zoom, Google Meet ve Skype gibi bazı online konferans araçlarını kullanarak iletişimi daha kolay, etkili ve verimli hale getirdi. (Burada Zoom’un piyasa değerinin son 1 ayda %34 arttığını belirtmekte fayda var.) Microsoft ve Google gibi teknoloji devlerinin de içerisinde bulunduğu şirketler uzaktan çalışma ve video konferans, online toplantı seçeneklerini aktif olarak kullanmaya başladı.
Artık toplantılar için çoğumuzun ilk tercihi çevrim içi görüşmeler olacak gibi görünüyor. Gerçekten yüz yüze gerçekleşmesi gereken bir toplantı söz konusuysa, toplantının mümkün olduğunca güvenli bir ortamda yapılması ve olabildiğince kısa sürmesi birinci kuralımız olacak. Bu toplantıya aynı şehir ya da bölgeden kişilerin katılması da tercih sebebi olabilecek.
Maliyetler düşerken zamandan tasarruf edildi
Covid-19 baştan sona tüm alışkanlıkları değiştirirken iş dünyasında birtakım avantajları da beraberinde getirdi. Online video konferans, görüşme ve toplantılar çevrim içi platformlara taşındı ve uzaktan çalışma modeli birçok firma tarafından benimsenmiş oldu.
Yaşanan bu durum sonrasında gerçekleştirilecek toplantılar için yola çıkış ve dönüş süresi ortadan kalktı. Örneğin salgından önce saat 15:30’daki bir müşteri toplantısı için tahminen 14:30’da yola çıkmanız gerekirken artık bilgisayarınızı açarak toplantıya katılım sağlayabiliyorsunuz.
Yine aynı şekilde toplantının başında standart bir sohbet ortalama 10 dakikadan 1 ya da 2 dakikaya düştü. Toplantı sonrası trafik ve yol endişesi bir nevi tarihe karışırken tekrardan masanıza oturma ve adaptasyon süresi ortadan kalktı. Öte yandan yolda geçen sürenin getirdiği yorgunluk da oldukça azaldı.
Sonuç olarak ortalama 1 buçuk saatlik toplantı süreleri 1 saate inmiş oldu. Yolda geçirilen zamanı da göz önünde bulundurduğumuzda yüz yüze bir toplantı için harcanan toplam zaman 3,5 saati bulurken, online bir toplantı neredeyse 1 saatte tamamlanabiliyor ve 2,5 kat daha kazançlı olduk diyebiliriz. Bu sayede vakitten tasarruf ederken zamanın getirisi olan nakitten de tasarruf etmiş olduk.
